Anmelden & Dashboard

Öffnen Sie app.shenflow.eu in Ihrem Browser. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.

Nach dem Login sehen Sie das Dashboard mit der Seitenleiste links. Die Navigation gliedert sich in die Bereiche Ihrer Praxis: Patienten, Honorarnoten, Einstellungen und weitere Module — je nach Lizenz und Berechtigungen.

Navigation

Klicken Sie auf einen Menüpunkt in der Seitenleiste, um den jeweiligen Bereich zu öffnen. Lizenzpflichtige Module (z. B. Books, Termine) erscheinen nur, wenn sie für Ihre Praxis freigeschaltet sind. Menüpunkte, für die Sie keine Berechtigung haben, werden ausgeblendet.

Abmelden

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Abmelden, um die Sitzung zu beenden.

Patienten

Im Bereich Patienten verwalten Sie Ihre Patientenkartei. Sie sehen eine Übersicht aller angelegten Patienten mit Name, Code und Geburtsdatum.

Neuen Patienten anlegen

Klicken Sie auf + Neuer Patient. Das Formular öffnet sich direkt in der Ansicht (kein separates Fenster). Geben Sie die Stammdaten ein:

• Vorname und Nachname (Pflicht)
• SV-Nummer (Format: xxxx-ddmmyy) — der Bindestrich wird nach vier Ziffern automatisch eingefügt. Das Geburtsdatum wird einmalig aus den letzten sechs Ziffern berechnet.
• Größe und Gewicht (numerisch)
• Adresse mit Länderauswahl (Österreich, Deutschland, Schweiz)
• Standard-Apotheke (optional, für Rezeptversand)

Klicken Sie auf Speichern. Die Patienten-Nummer wird erst beim Speichern vergeben — bei Abbruch entstehen keine Lücken.

Patienten suchen

Nutzen Sie das Suchfeld über der Patientenliste. Es durchsucht Name und Patienten-Code.

Stammdaten bearbeiten

Klicken Sie auf einen Patienten und dann auf Bearbeiten. Ändern Sie die gewünschten Felder und speichern Sie.

Verlauf

Der Verlauf-Tab im Patienten-Detail zeigt Behandlungsnotizen in chronologischer Reihenfolge. Er ist für alle Lizenzstufen verfügbar.

Neuen Eintrag erstellen

Klicken Sie auf + Neuer Eintrag. Wählen Sie das Datum und geben Sie Ihre Notizen als Freitext ein. Speichern Sie den Eintrag.

Bestehende Einträge bearbeiten

Klicken Sie auf einen vorhandenen Eintrag, um ihn zu öffnen und zu bearbeiten. Änderungen werden beim Speichern übernommen.

Anamnese TCM-Modul

Der Anamnese-Tab erscheint im Patienten-Detail, wenn das TCM-Modul für Ihre Praxis freigeschaltet ist. Hier erfassen Sie strukturierte diagnostische Befunde.

Puls-Diagnostik

Erfassen Sie den Pulsbefund in strukturierter Form. Die Eingabe unterstützt die gängigen Pulsqualitäten der TCM.

Zungen-Diagnostik

Dokumentieren Sie Zungenkörper, Belag und weitere Befunde in den vorgesehenen Feldern.

Diagnosen

Ergänzen Sie Ihre TCM-Diagnosen — sowohl als Freitext als auch in strukturierter Form. Die Anamnese wird zusammen mit der zugehörigen Behandlungsnotiz gespeichert.

Rezepte TCM-Modul

Im Rezepte-Bereich erstellen Sie Kräuterrezepte für Ihre Patienten. Der Bereich ist über den Patienten-Detail-Tab oder den globalen Menüpunkt Rezepte erreichbar.

Kräuter-Builder

Tippen Sie den Namen eines Krauts ein — die Autovervollständigung durchsucht über 1.400 Kräuter nach Pinyin, lateinischem und englischem Namen. Klicken Sie auf einen Vorschlag, um ihn zum Rezept hinzuzufügen.

• Dosierung: Morgens, mittags, abends (Gramm)
• Tage: Einnahmedauer
• Einnahmehinweis: Freitext (z. B. „vor dem Essen")

Apotheke

Wählen Sie eine Apotheke aus der Liste oder legen Sie eine neue an. Die Standard-Apotheke des Patienten wird automatisch vorgeschlagen.

Drucken

Klicken Sie auf Drucken, um das Rezept über den Browser-Druckdialog auszugeben. Das Rezept enthält das Praxis-Logo, die Kräuterliste und die Dosierung.

Per E-Mail senden

Klicken Sie auf E-Mail senden, um das Rezept direkt an die gewählte Apotheke zu übermitteln. Nach dem Versand wird das Rezept schreibgeschützt.

Nachbestellbar

Aktivieren Sie die Option Nachbestellbar, wenn die Apotheke das Rezept ohne erneute Verordnung nachproduzieren darf.

Honorarnoten

Im Bereich Honorarnoten erstellen, finalisieren und drucken Sie Ihre Rechnungen. Honorarnoten werden im Patienten-Detail-Tab erstellt.

Neue Honorarnote

Öffnen Sie den gewünschten Patienten und klicken Sie auf + Neue Honorarnote. Das Formular erscheint direkt in der Ansicht.

Positionen hinzufügen

Wählen Sie eine Leistung aus dem Leistungskatalog (Dropdown). Es werden nur Leistungen angeboten, die Sie in den Einstellungen angelegt haben — kein Freitext. Pro Position können Sie die Menge anpassen (Standard: 1, negative Werte ergeben eine Gutschrift).

Behandlungsart & USt

Wählen Sie die Behandlungsart aus dem Dropdown. Der USt-Satz wird automatisch aus der Behandlungsart übernommen. Die USt wird aus dem Brutto-Preis herausgerechnet (B2C-Prinzip) — der Katalogpreis ist der Endpreis für Ihre Patienten.

Entwurf & Finalisieren

• Entwurf speichern: Die Honorarnote wird gespeichert, ist aber noch editierbar. Es wird noch keine Nummer vergeben.
• Finalisieren: Die Note erhält eine fortlaufende Nummer (Format: NNNN/MM/YY) und wird gesperrt. Änderungen sind danach nicht mehr möglich.

Drucken

Klicken Sie auf Drucken. Falls die Note noch ein Entwurf ist, werden Sie gefragt, ob sie finalisiert werden soll. Der Ausdruck enthält Praxis-Logo, Patientendaten, Positionen und den Summenblock (Netto / USt / Gesamt).

Zahlungsart

Bei Bar oder Bankomat gilt die Note als sofort bezahlt. Bei Überweisung bleibt sie offen, bis ein Zahlungsdatum eingetragen wird.

Shenflow Books Kostenpflichtiges Modul

Shenflow Books ist Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Das Modul ist nur verfügbar, wenn es für Ihre Praxis lizenziert ist.

Übersicht

Die Übersicht zeigt alle Einnahmen und Ausgaben des gewählten Zeitraums. Wechseln Sie zwischen Quartals- und Jahresansicht über die Filter oben.

Posten

Finalisierte Honorarnoten erscheinen automatisch als Einnahmen. Zusätzlich können Sie externe Posten erfassen — z. B. Praxismiete, Material oder sonstige Einnahmen. Jeder Posten enthält Datum, Bezeichnung, Betrag und optional einen USt-Betrag.

USt-Aufschlüsselung

Die USt wird pro Behandlungsart aufgeschlüsselt dargestellt. So sehen Sie auf einen Blick, welche USt-Beträge auf welche Leistungsarten entfallen.

Anfangskontostand

Unter Einstellungen im Books-Bereich können Sie einen Anfangskontostand setzen — relevant, wenn Sie Shenflow unterjährig einführen.

Export

Klicken Sie auf CSV-Export, um die aktuelle Ansicht als CSV-Datei herunterzuladen. Für den Druck nutzen Sie die Druck-Funktion, die eine druckoptimierte Darstellung erzeugt.

Termine Kostenpflichtiges Modul

Das Termin-Modul verwaltet Buchungen Ihrer Patienten — sowohl Buchungen über Ihre öffentliche Terminseite als auch intern erstellte Termine.

Buchungsliste

Die Liste zeigt alle Termine mit Datum, Uhrzeit, Patient, Behandlungsart und Status. Neue Buchungen von der öffentlichen Seite erscheinen automatisch.

Termin-Einstellungen

Unter Einstellungen im Termine-Bereich konfigurieren Sie:

• Slug: Ihre individuelle Buchungs-URL (z. B. schedule.shenflow.eu/dr-mueller)
• Öffnungszeiten: Pro Wochentag Start- und Endzeit festlegen
• Services: Buchbare Leistungen mit jeweiliger Dauer (15-Minuten-Schritte bis 240 Minuten)

Patient-Adoption

Wenn eine Buchung von einem neuen Patienten eingeht, können Sie diesen direkt einem bestehenden Patienten zuordnen (E-Mail-Abgleich) oder als neuen Patienten anlegen.

Einstellungen

Im Bereich Einstellungen verwalten Sie die Stammdaten Ihrer Praxis und die zentralen Kataloge.

Praxisdaten

Pflegen Sie Name, Adresse, Telefon und E-Mail Ihrer Praxis. Optional können Sie eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) hinterlegen. Diese erscheint auf Ihren Honorarnoten.

Leistungskatalog

Legen Sie die Leistungen an, die Sie in Honorarnoten verwenden möchten. Jede Leistung hat einen Namen und einen Brutto-Betrag (Endpreis inkl. USt, Format: X,XX €). Leistungen können jederzeit hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt werden.

Behandlungsarten & Steuersätze

Definieren Sie Ihre Behandlungsarten (z. B. Akupunktur, Kräutertherapie, Energetik). Zu jeder Art gehören:

• USt-Satz (z. B. 0 %, 20 %)
• Umsatzgrenze (optional, z. B. 55.000 € für Kleinunternehmer)
• Steuer-Hinweis (optional, erscheint auf der Honorarnote)

Logos

Laden Sie zwei Logos hoch:

• App-Logo: Wird in der Seitenleiste angezeigt (rund zugeschnitten)
• Druck-Logo: Erscheint auf Honorarnoten und Rezepten (breit, z. B. Querformat)

Benutzer & Rollen

Unter Benutzer verwalten Sie alle Personen, die Zugang zu Ihrer Praxis-Instanz haben. Oben sehen Sie die Seat-Bar — wie viele Plätze belegt sind und wie viele Ihr Plan erlaubt.

Neuen Benutzer einladen

Klicken Sie auf + Einladen. Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein. Der neue Benutzer erhält eine Einladung und kann sich anschließend registrieren.

Berechtigungen

Shenflow verwendet 11 granulare Berechtigungen (Permission-Chips), die Sie pro Benutzer individuell setzen können:

• pat.view / pat.edit — Patienten einsehen / bearbeiten
• hon.view / hon.edit — Honorarnoten einsehen / bearbeiten
• books.view / books.edit / books.export — Books einsehen / bearbeiten / exportieren
• settings — Praxis-Einstellungen ändern
• users.manage — Benutzer verwalten
• audit.view — Protokoll einsehen
• pay — Zahlungen verbuchen

Presets

Für den Schnelleinstieg stehen drei Vorlagen bereit:

• Vollzugriff — alle Berechtigungen
• Behandler — Patienten + Honorar + Protokoll
• Empfang — Patienten einsehen + Termine

Benutzer deaktivieren

Deaktivierte Benutzer können sich nicht mehr anmelden, belegen aber keinen Seat.

Protokoll

Das Protokoll zeigt den Audit-Trail Ihrer Praxis — wer hat wann welche Aktion ausgeführt. Jeder Eintrag enthält Zeitstempel, Benutzer, Aktion und betroffenes Objekt.

Das Protokoll ist schreibgeschützt und dient der Nachvollziehbarkeit. Einträge werden automatisch bei relevanten Aktionen erstellt (z. B. Patient angelegt, Honorarnote finalisiert, Einstellung geändert).

Support

Über den Support-Button in der Seitenleiste erreichen Sie das integrierte Ticket-System. Hier kommunizieren Sie direkt mit dem Shenflow-Team.

Ticket erstellen

Klicken Sie auf Neues Ticket. Geben Sie einen Betreff, eine Kategorie (Fehler, Wunsch, Konto oder Abrechnung) und eine Beschreibung ein.

Nachrichten

Öffnen Sie ein bestehendes Ticket, um den Nachrichtenverlauf zu sehen. Ihre Nachrichten erscheinen rechts, Antworten des Support-Teams links. Geben Sie Ihre Antwort ein und klicken Sie auf Senden.

Benachrichtigung

Wenn neue Antworten auf Ihre Tickets eingehen, erscheint ein roter Zähler neben dem Support-Button in der Seitenleiste. Der Zähler verschwindet, sobald Sie den Support-Bereich öffnen.